【仕事】「今日も何だかタスク消化不良だった…」が無くなるかも?分刻みで業務記録をしたら仕事が捗るようになりました。

こんばんは、みりんです。

私事ですが数ヶ月前に部署異動があり、現在はWebの企画職として働いています。もともと営業職をしながらサイト企画なども行っていたのですが、企画職一本に仕事内容が変わりました。

異動にあたり、部署の先輩に「企画系の仕事が捗らない」「1日何の成果も出せず終わる日が多い」という相談をしたところ、分単位での業務記録を薦められ、それを今日まで続けています。毎日そのデータを元に日報を書いて、提出しています。

下図、実際私が使っている業務記録表です。説明のために右側を①業務リスト表、左側を②業務記録表、とネーミングしておきます。

先輩のフォーマットを丸パクリ。グーグルのスプレッドシートを使用しています。
①業務リスト表
右側の業務リスト表

1日の間に想定される業務(ミーティング、コンテンツ素材制作、資料作成、記事作成、アクセス解析など)を羅列し、ナンバリング。また、必ずその日に行わなければならない業務のナンバーを赤字にすることで、優先順位を分かりやすくしています。「合計:使用時間」に関しては、②の業務記録表から同じ業務の時間をピックアップし合算してくれる条件式を入れているので、自動計算されます。ついでに、条件付き書式で「0:00」意外は着色されるようにし、必須業務をクリアしているかどうか、ぱっと見で分かるようにもしています。

②業務記録表
左側の記録フォーム

①の業務リスト表で決めたナンバー、開始時刻、終了時刻を記入できるフォーム。業務リストのナンバーを記入することで、VLOOK関数によりナンバーと連動した「業務内容」が自動で反映されるようになっています。開始時刻と終了時刻は、キーボードの【Ctrl】+【Shift】+【:】を同時押下することで現在時刻が自動入力されます。使用時間の項目には、は終了時刻ー開始時刻の数式をいれて自動計算されるようになっています。

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最初は正直、「こんなの自己満でしょ…」と思っていたのですが(先輩ごめんなさい)、とりあえずやってみてから合う・合わないを決めようと思い、続けていたところ、思いがけず良い効果が次々と現れ始めました…

スケジュールが立てやすくなった

業務内容と時間を記録することで、自分がこの仕事にどの程度時間を取られるのかを把握することが出来るので、1日の計画や、企画が終わった後の設計計画なども非常に立てやすくなりました。上司にもある程度根拠をもって無理のないスケジュール計画を伝えることが出来ます。計画性もなく、思いつくタスクをひたすら並べて「なぜか今日も全部終わらなかった…」と自己肯定感が下がる日々とおさらばしました(笑)

マルチタスクをしにくくなった

5分のメールやチャットの確認とか、タスクを細かく切ると記録するのが面倒なので、一つ一つのタスクをまとめてやる癖がつきました

人はすでに目の前にあるものより「目新しいタスク」に目を向けたくなる性向がある。

デボラ・ザック(2017)SINGLE TASK「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる ダイヤモンド社

という実験の結果にもあるように、無意識にPCを目の前にしていると、企画書作りなど集中しなくてはいけない業務中でもメールが気になってしまって業務が中断してしまい、そこで集中力が途切れてしまっていました。(これも業務記録により発覚)「メール・チャット確認」すら1つのまとめてこなす作業としてみなし、業務途中で息抜きに見る、ということをしなくなりました。そのため、メールやチャットの返信が2時間以上遅れることもありますが、本当に急ぎの連絡は電話でかかってくるので、現状は問題ないと思っています。

ルーティーン業務の時短を実現

業務の中で一つだけ、頭は使わないけど毎日やらなくてはならない業務があります。なかなかタイムを縮めることができず、以前の私であれば「こんなものなんだろう」と諦めていたと思うのですが、

1日の業務記録を見ると、このルーティーン業務が他の業務時間を圧迫していることが明らかなのです。人からアドバイスをもらったり、ショートカットキーを駆使して脱マウスを試みたり、業務の順番を変えてみたりして、

最終的には半分以下のタイムでこなすことに成功。

業務記録が、私の中の意識改革に一役買ってくれたと思っています。

「やりぬくこと」ができるようになってきた

現在の職場は従業員規模100名ほどの小さな広告代理店で、Web担当の部署に所属しています。自社メディア経由でいかに問い合わせを増やすか、問い合わせの質をあげるか?ということを常に考え行動する部署です。

いきなりですが、私は毎年夏休みの宿題を最終日に泣きながらやるタイプでした。学生時代の卒論然り、社会人になってからも長期計画が必要なタスクにおいて後回しの癖が直らず、それでも期日ぎりぎりに何とかクリアしてきたので、特別この事について問題視したことがありませんでした。

しかし、それは第三者の誰かから〆切を与えられた場合のみ。私の会社の場合、企画や開発の分野において進捗管理は主に個々で行うものとされており、特に異動前の営業部は、幸か不幸か厳密な監視の目も無かったため、サイトの企画案件などについては、重要と分かりつつどうしても後回しにしてしまっていました。

仕事はちゃんとやっているはずなのに、一日終わって振り返ったときに大した成果がない…なんなら考えるだけで終わった…先が見えない…

という毎日の繰り返し。

ですがこの業務記録を始めたことによって、無理のない最適化されたスケジュールを組むことが出来るので、しっかりと1日1日、自分の決めたタスクをやり遂げることができるようになりました。長期的な案件もスケジュール通り進んでおり、ゴールも見えてきました。

これが、少しずつではありますが自分の成長に繋がっていると感じられて、仕事のモチベーション維持にも役立っていると感じます。

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